Zapraszamy do składania ofert na realizację zamówienia na świadczenie usług psychologicznych dla cudzoziemców, którzy nie ukończyli 18 lat, w Centrum Integracji Cudzoziemców w Gorzowie Wielkopolskim w ramach projektu „Akcja-Migracja. Lubuskie Centrum Integracji Cudzoziemców”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji 2021–2027.
Zapytanie ofertowe
Ogłoszenie o zamówieniu nr 1/2026 z dnia 24 września 2026 r.
Świadczenie usług psychologicznych dla cudzoziemców, którzy nie ukończyli 18 lat,
w Centrum Integracji Cudzoziemców w Gorzowie Wielkopolskim.
Zamówienie w ramach projektu „Akcja-Migracja. Lubuskie Centrum Integracji Cudzoziemców”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Azylu, Migracji i Integracji 2021–2027 (FAMI).
I Zamawiający i zasady postępowania
Caritas Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej, ul. Bema 32–34, 65-170 Zielona Góra. Kontakt: projekty.zgora@caritas.pl, tel. +48 600 990 377. Osoba do kontaktu: Dominika Iwan.
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w rozdziale 6 Podręcznika dla Beneficjenta FAMI 2021–2027, w wersji obowiązującej w dniu wszczęcia postępowania, z zachowaniem jawności, równego traktowania, bezstronności i uczciwej konkurencji. Ogłoszenie, załączniki, wyjaśnienia, zmiany oraz informacja o wyniku lub unieważnieniu są udostępniane na stronie internetowej Zamawiającego w miejscu publikacji zamówienia.
II Przedmiot i termin realizacji
- Przedmiotem zamówienia jest poradnictwo i wsparcie psychologiczne dzieci cudzoziemskich zakwalifikowanych do projektu przez CIC, w zakresie określonym w załączniku nr 1. Miejsce: Centrum Integracji Cudzoziemców w Gorzowie Wielkopolskim (dalej jako: CIC), ul. Kombatantów 34, Gorzów Wielkopolski.
- Usługi będą świadczone od 1 stycznia 2027 r., a jeżeli umowa zostanie zawarta później – od dnia jej zawarcia, do 30 czerwca 2029 r. Nie dopuszcza się rozliczania w ramach tej umowy usług wykonanych przed jej zawarciem.
- Zakres podstawowy wynosi 1 400 godzin zegarowych pracy psychologa (60 minut = 1 godzina). Zasady harmonogramu, odbioru i rozliczania usług określa załącznik nr 1. Dopuszcza się wykonanie usług przez jedną osobę albo zespół. Wykaz osób i podział godzin są obowiązkowe dla każdego wykonawcy.
- Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia liczby godzin i wartości zamówienia na zasadach wskazanych w części VIII. Nie dopuszcza się ofert częściowych ani wariantowych. Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę.
III Warunki udziału i dokumenty
O zamówienie mogą ubiegać się osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne oraz inne podmioty zdolne do zawarcia umowy. Wykonawca musi dysponować osobą lub osobami spełniającymi łącznie poniższe wymagania. Każda osoba udzielająca pomocy psychologicznej spełnia je samodzielnie.
- Wykształcenie: tytuł zawodowy magistra na kierunku psychologia uzyskany w Polsce albo wykształcenie uzyskane za granicą, uznane w Polsce za równorzędne; dopuszcza się również tytuł magistra na kierunku psychologia zdrowia uzyskany po ukończeniu w Polsce jednolitych studiów magisterskich na tym kierunku. Kurs, studia podyplomowe, wykształcenie pedagogiczne lub inne przygotowanie kierunkowe nie zastępują tego warunku. Dowód: kopia dyplomu oraz, przy wykształceniu zagranicznym, dokumenty wykazujące odpowiednią podstawę uznania w Polsce i tłumaczenie na język polski. Uznanie może wynikać także z właściwej umowy międzynarodowej lub decyzji o uznaniu kwalifikacji, jeżeli ma zastosowanie.
- Doświadczenie: co najmniej 12 miesięcy faktycznego udzielania pomocy psychologicznej osobom poniżej 18 lat, po uzyskaniu kwalifikacji umożliwiających wykonywanie takich czynności. Okresy równoległe liczy się tylko raz. Dowód: wykaz okresów i czynności oraz dokumenty potwierdzające ich wykonanie, np. świadectwa pracy, zaświadczenia lub referencje; sama umowa o przyszłe świadczenie usług nie potwierdza ich wykonania.
- Język polski: co najmniej B2 według ESOKJ, z umiejętnością prowadzenia dokumentacji oraz komunikowania się z opiekunami i instytucjami. Język bezpośredniego wsparcia: co najmniej C1 według ESOKJ lub równoważna biegłość w przynajmniej jednym z języków: ukraińskim, rosyjskim, angielskim. Dla uczestnika należy zapewnić język, który rzeczywiście rozumie; znajomość jednego języka nie zwalnia z obowiązku zapewnienia tłumacza w innych przypadkach, zgodnie z OPZ.
- Znajomość języków wykazuje się certyfikatem odpowiedniego poziomu, dokumentem ukończenia studiów prowadzonych w danym języku albo innymi dowodami równoważnymi. Osoba deklarująca język ojczysty składa własne oświadczenie. Samo CV lub deklaracja poziomu nie zastępują weryfikacji, jeżeli pozostałe dowody nie potwierdzają wymaganego poziomu. Zasady sprawdzenia opisano poniżej.
- Brak przeszkód prawnych do pracy z dziećmi i wykonywania usług objętych zamówieniem. Do oferty dołącza się osobiste oświadczenie każdej wskazanej osoby według załącznika C do formularza. Przed dopuszczeniem do usług wymagane jest wykonanie obowiązków wynikających z art. 21 ustawy wskazanej w OPZ; oświadczenie ofertowe ich nie zastępuje.
- Wykonawca nie może pozostawać z Zamawiającym w niedopuszczalnym konflikcie interesów ani podlegać ograniczeniom sankcyjnym uniemożliwiającym udzielenie lub wykonanie zamówienia. Składa oświadczenie według załącznika B do formularza. Zamawiający weryfikuje je na podstawie dostępnych rejestrów i list sankcyjnych.
- Do oferty należy dołączyć: formularz, załącznik A dla każdej osoby, załącznik B, załącznik C podpisany przez każdą osobę, dokumenty kwalifikacji i doświadczenia oraz dokumenty językowe, a także pełnomocnictwo, jeżeli umocowanie podpisującego nie wynika z dostępnego rejestru. Załącznik D jest składany dopiero przed dopuszczeniem do pracy, a nie wraz z ofertą. Wykonawca wskazuje podstawę dysponowania personelem.
Weryfikacja językowa: jeżeli dokumenty nie wykazują poziomu w sposób wystarczający, Zamawiający wzywa daną osobę do jednakowej dla wykonawców rozmowy sprawdzającej. Obejmuje ona 10-minutową rozmowę w deklarowanym języku obcym na temat fikcyjnego przypadku adaptacji dziecka po migracji oraz 10-minutową rozmowę i krótką notatkę po polsku dotyczącą organizacji wsparcia. Weryfikację prowadzi osoba o biegłości co najmniej C1 w ocenianym języku, bez konfliktu interesów. Ocenia się oddzielnie dla każdego języka: rozumienie treści i pytań, jasność oraz precyzję wypowiedzi, a także słownictwo i sprawność komunikacji potrzebne do opisanych czynności.
Każdy element: 0 – umiejętność niewykazana, 1 – częściowo wykazana, 2 – wykazana na wymaganym poziomie. Warunek jest spełniony przy co najmniej 5 z 6 punktów i bez oceny 0 w każdym z ocenianych języków. Ocena jest protokołowana z uzasadnieniem; nie zwiększa punktacji oferty. Co najmniej 3 dni robocze wcześniej wykonawca otrzymuje termin i sposób przeprowadzenia sprawdzenia. Nie używa się danych rzeczywistych uczestników.
Warunki ocenia się według zasady spełnia / nie spełnia. Zamawiający wzywa do wyjaśnienia niejasności lub uzupełnienia dokumentów potwierdzających stan istniejący w terminie składania ofert, wyznaczając co najmniej 3 dni robocze. Uzupełnienie nie może zmieniać ceny, wskazanych osób, udziału godzinowego ani doświadczenia zadeklarowanego do punktacji. Brak wykazania warunku po wezwaniu skutkuje odrzuceniem oferty. Niewykazane dodatkowe doświadczenie nie daje punktów.
IV Cena i kryteria oceny
Cena obejmuje wszystkie koszty wykonania usług, w tym tłumaczenia, dojazdów, dokumentacji, narzędzi, podatków i obciążeń publicznoprawnych. W formularzu należy wykazać wynagrodzenie wykonawcy oraz ewentualne dodatkowe obowiązkowe obciążenia Zamawiającego jako płatnika. Ceną ocenianą C jest całkowity koszt Zamawiającego za 1 400 godzin. W przypadku faktury bez dodatkowych obciążeń płatnika jest to jej wartość brutto. Wszystkie kwoty podaje się w PLN, do dwóch miejsc po przecinku.
Cena – 60 punktów: Pcen = (Cmin / Cbad) × 60, gdzie Cmin oznacza najniższą ocenianą cenę spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, a Cbad – ocenianą cenę badanej oferty. Cena musi być dodatnia.
Doświadczenie w pomocy psychologicznej dzieciom – 40 punktów. Dla każdej osoby ustala się liczbę pełnych miesięcy doświadczenia do dnia składania ofert. Nie sumuje się nakładających się okresów. Pełny rok oznacza 12 miesięcy. Punktacja osoby:
| Udokumentowane doświadczenie | Punkty osoby |
| 12–35 miesięcy | 10 |
| 36–59 miesięcy | 20 |
| 60–95 miesięcy | 30 |
| 96 miesięcy i więcej | 40 |
Pdośw = suma (Pi × Hi) / 1 400, gdzie Pi oznacza punkty danej osoby, a Hi – liczbę godzin podstawowych przypisaną Jej w ofercie. Suma Hi musi wynosić 1 400; każda wskazana osoba ma dodatni udział. Dla jednej osoby Pdośw = Pi. Doświadczenie poniżej 12 miesięcy oznacza niespełnienie warunku, a nie przyznanie 0 punktów.
Łączna punktacja: Pcen + Pdośw, maksymalnie 100 punktów. Wyniki obu kryteriów zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku. Wygrywa najwyższa punktacja. Przy remisie wygrywa niższa cena oceniana; przy jednakowej punktacji i cenie Zamawiający wzywa tych wykonawców do ofert dodatkowych obejmujących wyłącznie cenę, nie wyższą od pierwotnej. Jeżeli remis pozostanie, wybiera ofertę z wyższą punktacją doświadczenia, a gdy także ona jest jednakowa – przeprowadza protokołowane losowanie, o terminie którego zawiadamia zainteresowanych wykonawców.
V Składanie ofert i wyjaśnienia
- Ofertę należy złożyć wg wzoru formularza ofertowego (Załącznik nr 2 do ogłoszenia).
- Termin składania ofert: 2 października 2026 r., do godz. 15:00 czasu polskiego. Decyduje wpływ oferty do Zamawiającego, a przy e-mailu – jej doręczenie na serwer poczty Zamawiającego.
- Oferta musi być sporządzona w języku polskim, podpisana przez osobę uprawnioną, może zostać złożona osobiście w siedzibie Zamawiającego albo przesłana jako czytelny skan podpisanej oferty lub dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres projekty.zgora@caritas.pl. Tytuł wiadomości lub oznaczenie koperty: „Oferta nr 1/2026 – psycholog FAMI GW”. Formularz stanowi załącznik nr 2 do ogłoszenia. Oferta musi być czytelna.
- Pytania należy kierować na powyższy adres e-mail. Odpowiedzi wpływające na treść zamówienia będą publikowane bez ujawnienia autora pytania. Istotna zmiana dokumentacji wymaga odpowiedniego przedłużenia terminu, pozwalającego dostosować ofertę. Zmiana nie może działać wstecz.
- Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem terminu jej składania. Okres związania ofertą wynosi 30 dni, liczonych od dnia następującego po upływie terminu składania ofert.
- Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
VI Badanie ofert i wybór wykonawcy
- Zamawiający poprawia oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, informując wykonawcę. Podstawą korekty iloczynu jest podana jednostkowa cena całkowita; jeżeli rozbieżność nie jest oczywistą omyłką i jej wyjaśnienie wymaga zmiany ceny, oferta podlega odrzuceniu.
- Odrzuceniu podlega oferta złożona po terminie, niepodpisana i nieuzupełniona w dopuszczalnym zakresie, niezgodna z przedmiotem zamówienia, złożona przez podmiot niespełniający warunków lub objęty przeszkodą sankcyjną albo niedopuszczalnym konfliktem interesów, jak również zawierająca niewyjaśnione błędy uniemożliwiające ocenę. Nieprawdziwe informacje istotne dla oceny, potwierdzone po umożliwieniu wykonawcy wyjaśnień, skutkują odrzuceniem.
- W razie wątpliwości co do realności ceny Zamawiający żąda wyjaśnienia kosztów, w szczególności personelu i tłumaczeń. Brak wyjaśnień lub wykazanie niemożności zgodnego z prawem wykonania zamówienia za tę cenę stanowi podstawę odrzucenia z uzasadnieniem.
- Samo przekroczenie budżetu nie powoduje automatycznego odrzucenia oferty. Zamawiający może zwiększyć środki zgodnie z zasadami projektu albo unieważnić postępowanie na podstawie części VII.
- Jedna oferta niepodlegająca odrzuceniu pozwala rozstrzygnąć publicznie ogłoszone postępowanie. Wynik obejmuje nazwę wykonawcy, cenę ocenianą, punktację i uzasadnienie. Nie publikuje się dokumentów karalności, danych identyfikacyjnych personelu niewymaganych dla jawności ani danych uczestników projektu.
- Jeżeli wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy lub nie zapewni personelu dopuszczonego zgodnie z OPZ, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę według punktacji, po potwierdzeniu związania ofertą, albo unieważnić postępowanie. Nie dopuszcza się zmiany istotnych warunków na korzyść wybranego wykonawcy.
VII Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega prawo unieważnienia postępowania przed zawarciem umowy, jeżeli:
- nie złożono żadnej oferty albo wszystkie oferty podlegają odrzuceniu;
- cena najkorzystniejszej oferty przekracza środki dostępne na realizację zamówienia, a Zamawiający nie może lub nie decyduje się ich zwiększyć;
- finansowanie nie zostało zapewnione, zostało cofnięte lub ograniczone w sposób uniemożliwiający realizację zamówienia;
- zaistniała istotna, obiektywnie uzasadniona zmiana projektu lub potrzeb uczestników, powodująca brak możliwości albo celowości realizacji zamówienia w ogłoszonym zakresie;
- postępowanie jest obarczone niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą prawidłowy wybór wykonawcy lub zawarcie umowy;
- żaden wykonawca, którego oferta może zostać wybrana, nie zawrze umowy na warunkach postępowania.
Przyczyna unieważnienia wymaga udokumentowania i opublikowania uzasadnienia. Zastrzeżenie nie uprawnia do arbitralnego pomijania wyniku oceny ofert. Ogłoszenie nie stanowi przyrzeczenia zawarcia umowy niezależnie od wyniku postępowania; nie wyłącza odpowiedzialności wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
VIII Zwiększenie zakresu i zmiany umowy
- Na podstawie pkt 6.2.9 Podręcznika FAMI Zamawiający przewiduje zwiększenie liczby godzin i wartości zamówienia obejmujące te same usługi, dla tej samej grupy odbiorców i w tym samym miejscu, w okresie do 30 czerwca 2029 r. Zwiększenie wymaga udokumentowanego zapotrzebowania dzieci oraz dostępności środków w aktualnym, prawidłowo zmienionym budżecie projektu. Jeżeli zmiana projektu wymaga zgody właściwej instytucji, zwiększenie może zostać zlecone dopiero po Jej uzyskaniu.
- Wartość zwiększenia stanowi iloczyn dodatkowych godzin i jednostkowej ceny całkowitej z oferty, z uwzględnieniem wyłącznie zmian obciążeń publicznoprawnych opisanych poniżej. Łączna wartość umowy nie może przekroczyć środków przeznaczonych na te usługi w aktualnym budżecie projektu. Zwiększenie następuje pisemnym aneksem określającym liczbę godzin, wartość i harmonogram; wykonawcy nie przysługuje roszczenie o jego zlecenie.
- Dopuszcza się zmianę rozkładu godzin, dni dyżurów i harmonogramu, jeżeli wymagają tego potrzeby uczestników lub przeszkody organizacyjne. Uzgodnienie harmonogramu e-mailem nie zmienia łącznej liczby godzin, stawki ani terminu końcowego. Późniejsze rozpoczęcie wymaga dostosowania harmonogramu, bez automatycznego przedłużenia umowy.
- Zmiana personelu lub podziału godzin wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego. Nowa osoba spełnia wszystkie warunki i przechodzi weryfikację przed dopuszczeniem. Punktacja doświadczenia obliczona dla zmienionego zespołu i udziałów godzinowych nie może być niższa niż punktacja oferty; zmiana nie może służyć pozornemu wykazaniu kwalifikacji.
- W razie zmiany stawki VAT, zasad lub stawek obowiązkowych składek finansowanych przez Zamawiającego, minimalnego wynagrodzenia albo minimalnej stawki godzinowej dopuszcza się zmianę wynagrodzenia wyłącznie o udokumentowany bezpośredni wpływ tej zmiany na koszt niewykonanej części usług. Zmiana wymaga wniosku z kalkulacją, zachowania zasad FAMI i pisemnego aneksu; nie zwiększa automatycznie marży wykonawcy. Zasada działa także przy obniżeniu kosztów.
- Zmiany nie mogą zmieniać ogólnego charakteru zamówienia ani naruszać zasad równego traktowania. Inne zmiany są dopuszczalne wyłącznie w granicach prawa i obowiązujących zasad FAMI. Zmniejszenie finansowania nie uprawnia do jednostronnej, dowolnej zmiany umowy; skutki reguluje załącznik nr 1.
IX Dane osobowe i załączniki
Administratorem danych osób składających oferty oraz personelu w zakresie prowadzenia postępowania jest Caritas Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej, ul. Bema 32–34, 65-170 Zielona Góra; kontakt: projekty.zgora@caritas.pl. Dane przetwarza się w celu przeprowadzenia postępowania, zawarcia i realizacji umowy, kontroli, archiwizacji oraz ochrony przed roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy osoba jest Stroną umowy), lit. c (obowiązki prawne, w tym ochrona małoletnich) i lit. f (uzasadniony interes w wyborze wykonawcy, rozliczeniu projektu i ochronie roszczeń). Dane o karalności przetwarza się wyłącznie w ustawowym zakresie na podstawie art. 10 RODO w związku z art. 21 ustawy o ochronie małoletnich.
Dane mogą być udostępniane Liderowi projektu, instytucjom finansującym i kontrolnym, podmiotom obsługującym Zamawiającego na właściwej podstawie oraz odbiorcom informacji o wyniku w niezbędnym zakresie. Są przechowywane przez okres wymagany przepisami, zasadami archiwizacji projektu i dochodzenia roszczeń, stosownie do kategorii danych. Osobie przysługuje prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz – w przypadkach przewidzianych RODO – usunięcia, przenoszenia i sprzeciwu, a także skargi do Prezesa UODO. Dane nie służą zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu. Nie planuje się przekazywania ich poza EOG. Podanie danych niezbędnych do oferty i dopuszczenia personelu jest warunkiem udziału lub realizacji usług. Dane personelu mogą pochodzić od wykonawcy i obejmują tożsamość, kwalifikacje, doświadczenie, języki i podstawę dysponowania; wykonawca przekazuje tę informację wskazanym osobom.
Zielona Góra, 24 września 2026 r.
Ks Stanisław Podfigórny
Dyrektor Caritas Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej
Załączniki do ogłoszenia o zamówieniu:
Załącznik nr 1: Opis przedmiotu zamówienia i istotne warunki umowy.
Załącznik nr 2: Formularz ofertowy wraz z załącznikami A–D.